Automatyzację firmy zacząłem nie od narzędzia, tylko od kartki. Spisałem na niej rzeczy, których w firmie szczerze nienawidzę robić.

Nie "rzeczy do usprawnienia". Nie "procesy do optymalizacji". Rzeczy, których nienawidzę. To ważne słowo, bo nienawiść jest precyzyjna. Wiesz dokładnie, co Cię wkurza w niedzielę wieczorem, i nie musisz robić żadnej analizy, żeby to nazwać.

Co było na kartce

Odpisywanie na te same pytania mailowe. O której zajęcia, ile kosztują, czy jest miejsce, co zabrać. Sto razy to samo, sto razy od zera.

Układanie planu tygodnia w niedzielę wieczorem. Otwieranie kalendarza, skrzynki, notatek i składanie z tego listy, kiedy głowa jest już zmęczona całym tygodniem.

Przepisywanie liczb z różnych miejsc do jednego raportu, żeby wiedzieć, co się w ogóle dzieje. Zapisy z jednego arkusza, płatności z drugiego, statystyki postów z trzeciego. Godzina kopiowania, żeby zobaczyć trzy liczby.

Było tego więcej, ale te trzy bolały najbardziej.

Dlaczego to był dobry pierwszy krok

To był najlepszy pierwszy krok, jaki mogłem zrobić. Bo kiedy zaczyna się od narzędzia, dzieje się zawsze to samo: kupuje się subskrypcję, klika przez tydzień, próbuje wszystkiego po trochu i wraca do starych nawyków. Narzędzie leży opłacone, a wtorki wyglądają jak wcześniej. Znam sporo firm, które mają w ten sposób trzy nieużywane subskrypcje AI.

Kiedy zaczyna się od listy bólów, od razu wiadomo dwie rzeczy. Co ma zniknąć z kalendarza. I po czym poznam, że zadziałało. Jeśli w niedzielę wieczorem nie muszę już układać planu tygodnia, bo leży gotowy, to zadziałało. Nie potrzebuję żadnej metryki. Potrzebuję wolnej niedzieli.

Co zostało z kartki

Z tamtej kartki nie zostało już wiele. Maile dostają szkice odpowiedzi, które rano czytam i wysyłam. Plan tygodnia powstaje sam z moich plików, w niedzielę o stałej porze, i rano czeka na mnie gotowy. Liczby spływają do jednego raportu, który dostaję z samego rana, zanim otworzę cokolwiek innego.

Wszystko z jedną zasadą: AI przygotowuje, ja zatwierdzam. Nic nie wychodzi do ludzi bez mojego kliknięcia. Ale przygotowanie, czyli to, co zjadało mi godziny, dzieje się beze mnie.

Twoja mapa

Jeśli myślisz o AI w swojej firmie, nie pytaj "jakie narzędzie kupić". To pytanie na końcu, nie na początku. Odpowiedź na nie zależy od tego, co chcesz zdjąć z siebie, a tego jeszcze nie wiesz.

Weź kartkę i spisz pięć rzeczy, których nienawidzisz robić co tydzień. Nie co miesiąc, nie raz na kwartał. Co tydzień, bo to się sumuje. Przy każdej dopisz, ile mniej więcej czasu zjada.

To jest Twoja mapa. Narzędzia dobiera się na końcu, do konkretnego punktu na tej mapie. I zwykle okazuje się, że pierwszy punkt da się załatwić czymś, co już masz.