Moja firma ma zarząd, którego fizycznie nie ma. Dziś w niedzielę rano odbyło się posiedzenie: dyrektor marketingu przeanalizował statystyki moich postów, a szef techniczny zestawił synchronizację zdjęć z telefonu. Obaj to AI.

Brzmi jak żart i trochę nim jest. Ale sposób, w jaki to działa, jest najpoważniejszą rzeczą, jaką zrobiłem w firmie w tym roku.

Jeden asystent od wszystkiego

Na początku miałem jednego asystenta od wszystkiego. Jedna rozmowa, jeden kontekst, wszystkie sprawy. Napisz post, sprawdź sprzedaż, popraw skrypt, odpowiedz rodzicowi.

Nie działało. Asystent, który w jednej rozmowie pisze post, analizuje sprzedaż i grzebie w technikaliach, robi wszystko po trochu i nic porządnie. Post wychodził w stylu raportu, raport w stylu posta. Gubił, co ustaliliśmy godzinę wcześniej, bo rozmowa była już za długa. A ja tłumaczyłem te same rzeczy trzeci raz tego samego dnia.

Dokładnie tak samo nie działa człowiek, któremu każesz być jednocześnie księgowym, marketingowcem i informatykiem. Nie z braku zdolności. Z braku ram.

Przełom: role jak w prawdziwej firmie

Przełom przyszedł, gdy rozpisałem role jak w prawdziwej firmie. Każdy asystent ma swój plik z opisem: kim jest, za co odpowiada, czego mu nie wolno.

Marketingowiec zna moje statystyki i styl pisania. Wie, które posty zadziałały i dlaczego. Ale nie ruszy budżetu reklamowego, bo to nie jego decyzja i nie ma do tego uprawnień.

Asystent od maili pisze odpowiedzi w moim stylu, zna cennik i terminy. Ale nie wyśle żadnej wiadomości bez mojej zgody. Przygotowuje, ja klikam.

Technik buduje automatyzacje, łączy narzędzia, naprawia to, co się psuje. Ale nie wyda złotówki. Każda nowa usługa w chmurze, każda subskrypcja, każdy koszt czeka na moje potwierdzenie.

Jest ich więcej: od planowania tygodnia, od liczb, od sprzedaży. Każdy z jasnym zakresem i jasną granicą.

Korzystają z pracy nawzajem

Najciekawsze jest to, że oni korzystają z pracy nawzajem. Marketingowiec czyta notatki o moim stylu, które zebrał asystent od korespondencji z setek moich maili. Technik czyta, co marketingowiec potrzebuje, i buduje mu narzędzie do odczytu statystyk. Asystent od planu tygodnia czyta, co ustalili wszyscy inni, i układa z tego kalendarz.

Wszyscy czytają wspólny rejestr decyzji. Jeśli w poniedziałek ustaliłem z jednym, że nie piszemy postów o cenach, we wtorek drugi już to wie. Nie muszę niczego tłumaczyć dwa razy. To był mój największy koszt na początku i dziś prawie zniknął.

Kilkanaście plików tekstowych

To nie jest science fiction ani wielki budżet. Nie ma tu żadnego oprogramowania napisanego na zamówienie. To kilkanaście plików tekstowych z opisami ról, pisanych po polsku, zwykłymi zdaniami. "Jesteś moim asystentem od maili. Odpowiadasz rodzicom w moim stylu, który opisany jest w pliku obok. Nigdy nie wysyłasz. Nigdy nie podajesz ceny innej niż w cenniku."

Napisanie tych plików zajęło mi tygodnie, głównie przez poprawki. Ale każdy z nich to opis czegoś, co i tak robiłem, tylko nigdy nie spisałem. Firma, która ma spisane, jak działa, jest lepszą firmą nawet bez AI.

Pytanie

Gdybyś miał zatrudnić jednego takiego asystenta do swojej firmy, od czego by zaczął: od maili, od marketingu czy od papierów? U mnie zaczął od maili i to była dobra kolejność, bo maile są codziennie i od razu widać różnicę.